Le lundi 18 décembre, nous avons eu le plaisir d’accueillir 7 bénéficiaires et membres de leur famille, 3 membres du bureau, 2 intervenants et 1 membre du comité directeur lors de notre première rencontre du CVS ! 🎉
Pour rappel, un CVS est un conseil qui vise à associer les usagers au fonctionnement de l’association. Il permet aux bénéficiaires et à leurs proches d’avoir également une voix au sein de l’association et de contribuer à son développement en soulevant des problèmes et en proposant des solutions. Tout cela dans un esprit de dialogue, d’échange, et d’information qui privilégie la bienveillance.
Dans cet article, nous vous partagerons les différents points de cette première rencontre et ce qu’il faut retenir 👍
La gestion des plannings
Les remplacements
Nous avons pu expliquer aux participants comment été représentée les interventions programmées et avons introduits différents paramètres comme :
Les cycles
Chaque nouvelle prise en charge est attribuée de façon cyclique (même jours, heures et intervenant(s), selon les besoins des personnes accompagnées. Les modifications manuelles se font uniquement en cas d’absences.
Le statut « À pourvoir »
Lorsqu’un intervenant est absent, toutes ses interventions passent en « à pourvoir » sur notre logiciel. Les équipes peuvent consultés ces interventions et récupèrent celles qu’elles peuvent intégrer à leurs plannings quitte à changer le créneau horaire ou le jour. L’annulation reste le dernier recours.
Le préavis des 7 jours
Lorsqu’un intervenant est absent, à partir du jour où il déclare son absence, nous pouvons replacer les interventions sous 7 jours avec accord des intervenants uniquement.
En cas d’arrêts-maladies
Lorsqu’un intervenant est absent de manière inopinée (arrêt maladie, accident), il se doit de prévenir : Le 1er bénéficiaire de sa journée de travail, les collègues et le bureau. Les prestations du jour doivent être rapidement réparties en équipe, en fonction des plannings de chacun ; en parallèle l’équipe support s’emploie à répartir les prestations moins urgentes, ou à +7 jours si l’absence est prolongée.
Modifications ou annulations de prestations
Déplacement d’une intervention
Si nous modifions le planning à notre initiative et avec l’accord de l’usager alors la prestation est normalement facturée. Si l’usager demande à modifier une prestation au moins 24h avant, il n’y a pas d’incidence sur la facturation.
Annulation
Si nous modifions le planning à notre initiative et avec l’accord de l’usager alors la prestation est normalement facturée. Si l’usager demande à modifier une prestation au moins 24h avant, il n’y a pas d’incidence sur la facturation.
Les équipes autonomes
Les plannings coconstruits
Les équipes disposent d’une messagerie sécurisée sur XiMi (notre logiciel) pour échanger au quotidien. Elles se réunissent toutes les 2 semaines pour faire un point approfondi sur le planning, les situations des bénéficiaires, la planification des absences, les nouvelles prises en charges…
En cas de modifications qui prévient ?
La règle est que l’intervenant prévienne le bénéficiaire qu’il accompagne en cas de changement, mais il se peut que ce soit une collègue ou le bureau qui le fasse.
Le projet de service
Un document coconstruits
Nous avons crée une première version, soumise à l’appréciation du bureau et de la direction. Puis la version sera soumise au groupe de travail des intervenants, puis nous proposerons au CVS une relecture sur les parties importantes.
Une fois le Projet de Service terminé il sera porté à la connaissance de tous (personnel de l’association, usagers, partenaires…).
Sa fonction :
Ce document sert de « carte de visite » pour présenter l’association, inscrite dans son contexte juridique, géographique et économique local : son passé, son présent, et son objectif d’avenir.
Une fois le Projet de Service terminé il sera porté à la connaissance de tous (personnel de l’association, usagers, partenaires…).
Points divers
Les remontées terrain
Les équipes partagent leurs remarques en réunions d’équipes, mais peuvent aussi interpeller le bureau pour remonter toute information utile qui devrait être ajoutée au Projet Personnalisé d’une personne accompagnée.
Quitter une intervention
L’intervenant est autorisé à quitter la prestation uniquement si l’usager est d’accord, et si l’usager et la famille l’autorise à le faire. La prestation reste intégralement facturée dans ce cas.
La fin des envois de factures papier
La fin des envois papiers n’est malheureusement pas de notre ressort, c’est une contrainte légale liée à la règlementation en matière de dématérialisation des documents (loi de finance 2020, ordonnance n°2021-1190 du 15/09/2021). Les personnes accompagnées ont cependant accès à un extranet qui permet d’obtenir factures et plannings mensuels. Si vous n’avez pas vos accès merci de prévenir le bureau.
En cas de malaise, que peut faire l’intervenant ?
L’intervenant doit contacter au plus vite le corps médical (médecin, urgences…), selon les cas, et attends avec l’usager qu’un avis médical soit formulé. Il reste si besoin auprès de l’usager, notamment dans le cas d’une urgence et d’un appel au centre de secours, le temps que les secours arrivent.
Les appels passées au bureau
Les horaires d’ouverture sont : du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h, en dehors de ces horaires les appels ne sont pas pris ; si toutes les lignes sont occupées, il est possible de laisser un message, auquel tout le bureau a accès. Une réunion du bureau a lieu le lundi, de 11h à 12h, durant cette heure les appels ne sont pas pris. Nous faisons le maximum pour prendre tous les appels, mais il ne faut pas hésiter à faire un mail (contact@2apa.fr) ou laisser un message, car ils sont consultés.